Datenschutz
erklärung

Ihre Daten – Ihr Vertrauen: Wie wir bei Kanzlei21 Ihre Privatsphäre schützen

Gültig ab: 24.10.2024
Letzte Aktualisierung: 20.01.2025

Willkommen bei Kanzlei21. Wir schätzen Ihre Privatsphäre und verpflichten uns, Ihre personenbezogenen Daten mit größter Sorgfalt zu behandeln und vollständig mit den geltenden Gesetzen und Vorschriften, einschließlich der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), übereinzustimmen.

 

Datenschutz

1. Informationen, die wir sammeln

Wir erfassen verschiedene Arten personenbezogener Daten, um unsere Dienstleistungen bereitzustellen und zu verbessern. Dazu gehören:

  • Kontoinformationen
  • Nutzungsdaten
  • Kommunikationsdaten
  • Transaktionsdaten
  • Cookies und Tracking-Technologien
  • Fehlerprotokolle und Sitzungsaufzeichnungen

Zusätzlich erfassen wir:

  • Banktransaktionsdaten: Soweit uns Nutzer die notwendigen Berechtigungen erteilen, erfassen wir Banktransaktionsdaten, um die Kernfunktionen unserer Dienstleistungen zu ermöglichen.
  • Steuer- und Buchhaltungsdaten: Soweit autorisierte Steuerberatungs- und/oder Buchhaltungsunternehmen uns diese Informationen zur Verfügung stellen, erfassen wir Steuer- und Buchhaltungsdaten, um eine nahtlose Integration und Berichterstattung zu gewährleisten.
  • Dokumente: Dazu gehören Belege, Rechnungen, Verträge und andere ähnliche Dokumente, die von unseren Nutzern (einschließlich autorisierter Steuerberatungs- und Buchhaltungsunternehmen) auf unsere Plattform hochgeladen werden.

2. Wie wir Ihre Informationen verwenden

Die gesammelten Daten nutzen wir zu folgenden Zwecken:

  • Bereitstellung von Dienstleistungen: Um die Kernfunktionen unserer Plattform bereitzustellen, einschließlich der Buchhaltungsunterstützung durch das autorisierte Steuerberatungs- oder Buchhaltungsunternehmen, sowie der Rückkommunikation der Ergebnisse an den Nutzer.
  • Verbesserung der Benutzererfahrung: Um Nutzungsmuster zu analysieren, Probleme zu beheben und die Gesamtleistung und Benutzerfreundlichkeit unserer App zu verbessern.
  • Verbesserung von Algorithmen: Um die Kernfunktionen unserer Plattform durch die Verwendung anonymisierter Daten zu optimieren.
  • Kommunikation: Um auf Anfragen zu reagieren, Kundensupport zu leisten und Updates zu unseren Dienstleistungen oder Ihrem Konto zu senden.
  • Rechtliche Einhaltung: Um rechtlichen Verpflichtungen, wie Steuer- und Buchhaltungsanforderungen, nachzukommen und die Einhaltung geltender Vorschriften sicherzustellen.

3. Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung personenbezogener Daten

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten auf der Grundlage folgender Rechtsgrundlagen:

  • Einwilligung: Wenn Sie ausdrücklich in bestimmte Verarbeitungsaktivitäten einwilligen, wie den Zugriff auf Banktransaktionen oder die Verarbeitung von Buchhaltungsinformationen.
  • Vertragliche Verpflichtungen: Wenn die Verarbeitung notwendig ist, um einen Vertrag mit Ihnen zu erfüllen oder Maßnahmen vor Vertragsschluss zu ergreifen.
  • Berechtigte Interessen: Wenn die Verarbeitung für unsere berechtigten Interessen erforderlich ist, z. B. zur Verbesserung unserer Dienstleistungen, sofern diese Interessen nicht Ihre Rechte und Freiheiten gemäß DSGVO überschreiben.
  • Rechtliche Verpflichtungen: Wenn die Verarbeitung erforderlich ist, um gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtungen nachzukommen.

4. Weitergabe Ihrer Informationen

Wir verkaufen oder geben Ihre personenbezogenen Daten nicht zu Marketingzwecken an Dritte weiter. Ihre Daten werden nur im notwendigen Umfang für die Bereitstellung unserer Dienstleistungen und mit vertrauenswürdigen Drittanbietern geteilt, die für unsere Betriebsabläufe unerlässlich sind. Konkret teilen wir Ihre Daten mit:

  • FinAPI: Um sicher und geschützt auf Ihre Banktransaktionen zuzugreifen und diese zu verarbeiten. Sie können deren Datenschutzerklärung hier einsehen: FinAPI Datenschutzrichtlinie.
  • Sentry: Um die Nutzung unserer App zu überwachen und zu verstehen, wodurch wir deren Leistung und Benutzererfahrung verbessern können. Die Datenschutzerklärung von Sentry finden Sie hier: Sentry Datenschutzrichtlinie.
  • Autorisierte Steuerberatungsunternehmen: Wenn Sie eine Steuerberatungskanzlei autorisiert haben, Ihre Daten zu nutzen, teilen wir relevante Informationen mit diesem, um Buchhaltungs- und Steuerberatungsdienste zu erleichtern.
  • Cloud-Anbieter: Wir nutzen Cloud-Dienste für die Speicherung und Datenverarbeitung unter Einhaltung bewährter Sicherheitspraktiken, um die Sicherheit Ihrer Daten zu gewährleisten.

Alle Drittanbieter, mit denen wir zusammenarbeiten, sind an strenge Vertraulichkeitsvereinbarungen und Datenschutzstandards gebunden, um sicherzustellen, dass Ihre Informationen sicher bleiben und ausschließlich für die vorgesehenen Zwecke verwendet werden.

5. Aufbewahrung von Daten

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie es notwendig ist, um die in dieser Richtlinie beschriebenen Zwecke zu erfüllen, oder wie es gesetzlich vorgeschrieben ist. Die Aufbewahrungsfristen werden basierend auf der Art der Daten und dem Zweck ihrer Erfassung festgelegt. Nach Ablauf der Frist löschen oder anonymisieren wir Ihre Daten sicher in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Anforderungen.

6. Ihre Rechte

Unter der DSGVO haben Sie folgende Rechte bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten:

  • Zugriff: Das Recht, eine Bestätigung darüber zu erhalten, ob wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, sowie Zugriff auf diese Daten.
  • Berichtigung: Das Recht, die Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen.
  • Löschung: Das Recht, die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, vorbehaltlich rechtlicher und vertraglicher Verpflichtungen.
  • Einschränkung: Das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten unter bestimmten Umständen zu verlangen.
  • Datenübertragbarkeit: Das Recht, Ihre personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und sie an einen anderen Verantwortlichen zu übertragen.
  • Widerspruch: Das Recht, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke, einschließlich Direktmarketing, zu widersprechen.

Um eines dieser Rechte auszuüben, kontaktieren Sie uns bitte über die in dieser Richtlinie angegebenen Kontaktdaten. Wir werden auf Ihre Anfragen gemäß den geltenden gesetzlichen Anforderungen reagieren.

7. Einwilligung der Nutzer zur Verarbeitung von Finanzdaten

Durch die Nutzung unserer Dienstleistungen stimmen Sie ausdrücklich zu, dass Ihr Steuerberater (oder Buchhalter) Ihre GDPdU-Daten hochlädt und Ihre Banktransaktionen, hochgeladene Dokumente (wie Rechnungen, Belege usw.) sowie die aus diesen Dokumenten extrahierten Informationen für Buchhaltungs- und Steuerberatungszwecke verarbeitet. Diese Zustimmung ist erforderlich, um die vertraglichen Verpflichtungen der Dienstleistungen zu erfüllen.

8. Sicherheit

Wir verwenden geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um Ihre personenbezogenen Daten vor unbefugtem Zugriff, Missbrauch oder Verlust zu schützen. Diese Maßnahmen umfassen Verschlüsselung, Zugriffskontrollen, regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen und Schulungen des Personals, um ein höchstes Maß an Datenschutz sicherzustellen. Trotz dieser Bemühungen sind Sicherheitsmaßnahmen nicht unfehlbar, weshalb wir keine absolute Sicherheit Ihrer Daten garantieren können.

9. Cookies und Tracking-Technologien

Wir verwenden Cookies und ähnliche Technologien, um Sie in unserer Anwendung zu authentifizieren, um Ihre Benutzererfahrung zu verbessern und um die Leistung der Plattform zu analysieren. Sie können Ihre Cookie-Einstellungen über die Einstellungen Ihres Browsers verwalten.

10. Meldung von Datenschutzverletzungen

Im Falle einer Datenschutzverletzung werden wir betroffene Kontoinhaber und die zuständigen Aufsichtsbehörden unverzüglich und in Übereinstimmung mit der DSGVO informieren.

11. Internationale Datenübertragungen

Alle unsere Speicherserver befinden sich hauptsächlich in Deutschland und höchstens in anderen Ländern des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR). Somit halten wir uns strikt an die GoBD und die DSGVO. Ihre personenbezogenen Daten werden nicht außerhalb des EWR übertragen.

12. Änderungen dieser Richtlinie

Wir können diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit aktualisieren. Alle Änderungen werden auf dieser Seite veröffentlicht.

13. Drittanbieter-Links

Unser System kann Links oder Integrationen mit Drittanbietern enthalten, die für die Bereitstellung unserer Dienstleistungen oder die Verbesserung der Benutzererfahrung notwendig sind (zum Beispiel FinAPI). Wir stellen sicher, dass solche Drittanbieter-Links oder Integrationen strenge Sicherheitsstandards und geltende Datenschutzvorschriften einhalten, um Ihre Daten zu schützen und die Einhaltung zu gewährleisten.

14. Kontaktinformationen

Wenn Sie Fragen zu dieser Datenschutzerklärung oder dazu haben, wie wir Ihre personenbezogenen Daten handhaben, kontaktieren Sie uns bitte unter:

E-Mail: support@kanzlei21.com